Użyteczność serwisów intranetowych – 10 wybranych elementów, które wpływają na zwiększenie użyteczności Intranetu
elementów rozróżniających jest fakt, iż pracownicy często korzystają z Intranetu codziennie z uwagi na fakt, iż coraz to więcej narzędzi pracy przenoszonych jest do Intranetu. W Intranecie znajdują się strony www:- z danymi teleadresowymi pracowników,
- z najnowszymi informacjami z życia firmy,
- z materiałami z prezentacji i wystąpień,
- ze wzorami prezentacji Power Point,
- z dokumentami do akceptacji.
Generalnie rzecz ujmując, Intranet spełnia funkcję integratora wielu narzędzi, z których każdego dnia korzystają pracownicy. W związku z tym pracownicy bardzo szybko stają się doświadczonymi użytkownikami. Im szybciej nauczą się korzystać z Intranetu, odnajdywać informacje i wykorzystywać efektywnie nawigację serwisów intranetowych, tym większa będzie produktywność ich pracy. Innymi słowy użyteczność serwisów intranetowych przekłada się bezpośrednio na produktywność pracy firmy. Celem poniższego opracowania jest omówienie dziesięciu wybranych elementów, które wpływają na użyteczność serwisów intranetowych.
#1 Wewnętrzne wyszukiwarki.
Wyszukiwarki wewnętrzne powinny istnieć w Intranecie i dostarczać wysokiej jakości wyników z punktu widzenia trafności wyszukiwania. Rozpowszechnienie wyszukiwarki na każdej ze stron i podstron Intranetu podniesie użyteczność serwisu, dając użytkownikom możliwość szybkiego wyszukiwania informacji. Jednocześnie wewnętrzne wyszukiwarki powinny być szczególnie monitorowane, głównie z punktu widzenia fraz, jakich poszukują pracownicy. Analiza fraz wyszukiwanych pozwoli na zdobycie wiedzy o tym, czego poszukują użytkownicy i jednocześnie pozwoli na odpowiedź na pytanie czy znajdują te informacje i w jakim czasie. Wyszukiwarki o wysokiej trafności wyników będą zdecydowanie zmniejszały ilość czasu, jaką potrzebują pracownicy na odnalezienie informacji.
#2 Oznaczenia elementów do pobrania.
Systemy intranetowe z zasady posiadają więcej stron i podstron, a także więcej dokumentów do pobrania aniżeli serwisy internetowe. Zamieszczanie regulaminów, instrukcji, ogłoszeń często dokonywane jest w postaci dokumentów do pobrania. Z punktu widzenia użyteczności istotne jest, aby pliki, które mogą zostać pobrane, zostały oznaczane, co do rodzaju i wielkości. Często w intranetach publikowane są pliki, (np. raporty dla pracowników) które są bogate w grafiki, zdjęcia, tabele czy wykresy. W efekcie nierzadko osiągają rozmiary 20, 30 MB. Użyteczniej będzie oznaczyć pliki do pobrania ikonami reprezentującymi typ dokumentów a przy nich informacje o ilości MB.
#3 Katalogi.
Tworzenie katalogów w Intranecie zdecydowanie zwiększa jego użyteczność. Benchmark’iem w tworzeniu katalogów może być wiele serwisów internetowych np. dmoz, Yahoo. Katalogi, które znajdują się na głównej stronie Intranetu dobrze, jeśli odzwierciedlają hierarchię informacji w firmie. Dla przykładu, jeżeli papierowe teczki klientów znajdowały się w dziale Utrzymania relacji z klientami pod hasłem obecni klienci i potencjalni klienci, wówczas najlepiej będzie, jeżeli elektroniczne kartoteki klientów zostaną skonfigurowane w takiej samej hierarchii w Intranecie. W tej sytuacji odnalezienie informacji poprzez przeszukiwanie (browse) będzie bardziej efektywne. Istnienie katalogów powinno być dynamiczne, oznacza to konieczność monitorowania ścieżek brows’ingu. Uzyskanie wiedzy na temat, jakie katalogi wykorzystują pracownicy, jak do nich docierają pozwoli na wyłączenie katalogów nieużywanych lub zmianę hierarchii tych, które są trudne w przeglądaniu.
# 4 Strony z nowościami i informacjami z życia firmy.
Strony intranetowe (najlepiej strona główna) mogą zastąpić tradycyjne newletter’y poprzez publikowanie najnowszych informacji z życia firmy. W ten sposób odciążą skrzynki mailowe, przepełnione wieloma wiadomościami. Zasady konstruowania użytecznych stron z informacjami i nowościami, omówione zostały w materiale, do którego serdecznie zapraszam.
# 5 Spraw, aby było to drukowalne.
Pracownicy, którzy poszukują informacji w Intranecie powinni mieć możliwość wyświetlenia strony intranetowej w wersji drukowalnej, czyli takiej, która jest wolna od menu nawigacyjnego, ramek i wszystkich tych elementów, które nie stanowią treści artykułu, instrukcji czy nowości. Dlatego też ważne jest, aby serwisy intranetowe wyposażone były w automatyczne konwertery umożliwiające wyświetlenie wersji drukowalnej i przesłanie jej do druku.
# 6 Specjalne logo dla Intranetu.
Intranet nie powinien wykorzystywać takiego samego logo, jakie wykorzystywane jest w serwisach internetowych. Często linki w serwisie intranetowym prowadzą do stron internetowych (external links). Jeżeli system intranetowy będzie wykonany w tym samym wzorze graficznym ,w którym wykonany jest system intranetowy użytkownicy w łatwy sposób stracą możliwość rozpoznania w którym serwisie aktualnie przebywają. Ponieważ często wzory graficzne danej organizacji są ujednolicone (corporate identity) warto, aby logo intranetowe zawierało drobny wyróżnik w postaci słowa “intranet, intra” itp. Warto także pamiętać, aby logo intranetowe było zawsze linkiem do głównej strony intranetu. Pozwoli to na sprawniejszy powrót do strony wejściowej.
# 7 Gdzie jestem i gdzie mogę pójść.
Intranet, aby mógł być użytecznie wykorzystywany powinien umożliwiać dotarcie do określonej informacji za pomocą:
- wyszukiwarki wewnętrznej, (o której mowa powyżej),
- przeglądania (browsing)
- ścieżek nawigacyjnych.
W tym ostatnim przypadku bardzo pomocna jest mapa strony (site map), która umożliwia szybkie i przejrzyste odnalezienie całkowitej i kompleksowej struktury serwisu intranetowego. Sitemap pomoże także w lepszym funkcjonowaniu wyszukiwarki wewnętrznej, umożliwiając szybsze indeksowanie stron i podstron intranetowych.
Dodatkowo, pracownicy poszukujący informacji, pracujący z systemami web’owymi w intranecie powinni na każdej głębokości serwisu mieć możliwość uzyskania jasnej informacji gdzie aktualnie się znajdują. Taką możliwość dają breadcrumbs’y, czyli pomoc w nawigacji serwisów www najczęściej wyświetlana, jako sekwencja kroków dojścia do danej podstrony.
# 8 Redagowanie treści.
Redagowane treści dla serwisów intranetowych powinno uwzględniać fakt, że użytkownicy inaczej czytają treść na ekranie monitora aniżeli treść drukowaną. Tekst na ekranie monitora, zgodnie z badaniami, jest do 20% trudniejszy w czytaniu aniżeli tekst drukowany. Najpoważniejszym błędem, który zdecydowanie wpływa na niższy poziom użyteczności serwisów intranetowych jest bezpośrednie wklejanie treści z dokumentów doc, rtf, pdf itp. do Intranetu.
# 9 Tagowanie obustronne.
Pracownicy wyszukujący informacji w Intranecie będą szybciej odnajdować poszukiwane treści, jeżeli będą mieli możliwość ich tagowania (umieszczanie znaczników charakteryzujących dany dokument). Tagowanie obustronne polega na tym, że dokumenty, strony, podstrony mogą być tagowane przez osoby wprowadzające daną treść do Intranetu jak również przez osoby korzystające z danej treści. Badania prowadzone przez naukowców z Texas A&M University i University of Innsbruck udowadniają, iż podwójne tagowania sprzyja przyśpieszeniu procesu poszukiwania informacji, ale także pozwala na efektywniejsze dzielenie się odnalezioną treścią. Dzięki podwójnemu tagowaniu Intranet będzie bardziej użyteczny w procesie poszukiwania i wykorzystywania informacji.
# 10 Departamenty, komórki w URL.
Konstruując adresy URL warto zastosować taką składnię adresów, która pozwala na standaryzację. Dzięki temu uzyskamy możliwość szybszego i łatwiejszego wykorzystania URL. Dla przykładu, jeżeli księga struktury organizacyjnej definiuje oznaczanie departamentu zakupów, jako “DZ” to prawdopodobnie pracownicy wewnątrz organizacji doskonale przyswoili dany symbol, ponieważ używają go w opisywaniu faktur, dokumentach czy regulaminach. W związku z powyższym warto zastosować strukturę URL, jako: intranet.nazwafirmy.com/DZ. Definiowany URL pozwoli pracownikom na szybsze dotarcie do informacji o danym dziale. Analogicznie warto zastosować standaryzację URL stron pracowników np. intranet.nazwafirmy.com/arekskuza.
Intranet daje wyjątkową możliwość “zapanowania” nad serwisem www. Z natury, Intranet skierowany jest do określonych i znanych użytkowników, do których dotarcie jest znacznie prostsze niż do użytkowników Internetu. W związku z tym praca nad użytecznością Intranetu jest znacznie bardziej przewidywalna. Wysoki stopień użyteczności Intranetu przekłada się niemal wprost proporcjonalnie na efektywność pracy pracowników. Warto, zatem zastosować te kilka wybranych zasad w procesie usprawniania systemów intranetowych.
Zapraszam do kontaktu. Jeżeli chcesz zapytać o sprawy związane z użytecznością Twojego Intranetu, jestem tutaj: blog @ arekskuza .pl
